발주 금액 송금 확인

1. 상황

   3년 이상 거래하던 업체에 발주 후 선금으로 발주 금액의 50%를 입금하고 송금증을 보냈으나 송금증 발송 후 1주일이 지나도 입금 확인이 안 되었다는 메일 회신을 받았다.

 

© mohamed_hassan, 출처 Pixabay

 

2. 문제 인식

   거래 업체가 2022년에만 2번의 시스템 해킹으로 이메일 및 기타 회사 자료가 삭제되거나 오류가 생기는 상황이 있었기에 송금 중 해킹에 의해 입금 누락이 진행된 것인지 단순 담당자 확인 실수인지에 대한 확인이 필요했다.

 

3. 구체적인 문제점

   3-1. 담당자 정보 확인 어려움: 담당자와 직접 만난 적 없이 이메일 업무 진행으로 담당자 얼굴 및 목소리 확인이 어려운 상황이다.

   3-2. 이메일 정보 신뢰성 낮음: 이메일 해킹 시, 해커가 상대방인 척 메일의 내용을 고의적으로 바꿀 수 있지만 해킹 유무에 대한 사전 확인에 어려움이 있다.

   3-3. 송금 및 입금 확인 시스템 부재: 업무 타임 라인 없이 업무가 진행되고 있었다.

 

4. 해결 방안

   4-1. 담당자 정보 확인 어려움: 담당자와 직접 만난 적 없이 이메일 업무 진행으로 담당자 얼굴 및 목소리 확인이 어려운 상황이다.

   → 업무 담당자 화상 미팅 진행

  예시) 신규 업체 업무 진행 시 혹은 문제 발생 시에 얼굴을 보고 미팅을 진행한 적이 있는 파트너 업체 담당자를 포함한 업무 관련자들과 화상 미팅 진행에 대한 프로세스 수립한다. 이번 건을 계기로, 송금 지연 확인이나 계좌 정보가 변경되는 등 자금 관련 이슈가 있을 시에는 반드시 해당 업체 담당자와 화상 회의를 통한 사실 관계를 최종적으로 확인하는 프로세스를 수립할 수 있었다.

 

   4-2. 이메일 정보 신뢰성 낮음: 이메일 해킹 시, 해커가 상대방인 척 메일의 내용을 고의적으로 바꿀 수 있지만 해킹 유무에 대한 사전 확인에 어려움이 있다.

   → 정기적인 화상 미팅 진행

  예시) 분기 1회 업무 내용 공유 및 시스템 이슈 발생 유무를 확인 하는 정기 미팅 진행 프로세스를 수립한다. 매일 급하고 중요한 업무를 위해 메일이 오고 가는 것 이외에, 분기별 미팅을 통해서 정보 신뢰성 회복뿐만 아니라 지난 사업 진행 상황을 정리하고 앞으로의 사업 방향성을 검토하는 등 큰 틀에서 사업 계획을 확인하는 절차를 프로세스화 한다면 파트너 사와 더욱 굳건한 신뢰 관계를 구축할 수 있다. 다만 각 회사는 언제든지 시스템이 외부에 노출될 수 있다는 사실을 인지하고 정보 관리 및 보안을 강화하는 조치를 지속적으로 할 필요가 있다.

 

   4-3. 송금 및 입금 확인 시스템 부재: 업무 타임 라인 없이 업무가 진행되고 있었다.

   → 송금 및 입금 확인 프로세스 수립

   예시) 1) 송금 요청일 기준 송금 진행 여부 확인 및 송금증 파트너 업체에 메일 발송

2) 송금증 발송일로 부터 영업일 기준 2일 이내 입금 확인 메일 수령

3) 입금 확인 메일 미수령 시, 입금 확인 요청 메일 발송

4) 입금 미확인 답변 수령 시, 영업일 기준 2일 이내 화상 회의로 송금/입금 이슈 확인

5) 최종 입금 확인 메일 수령 후 본 프로세스 종료

 

위와 같은 프로세스를 간단하게 표로 만들어 프로세스 진행 시 마다 "O" 표시를 하면, 어느 절차에서 추가적인 업무가 진행이 필요한지를 금방 확인할 수 있다. 또 팀장은 해당 메일에 참조만 걸려 있으면 복잡하게 메일을 찾아보거나 담당자에게 물어보지 않고, 프로세스 표만 보더라도 업무의 진행 상황을 빠르고 분명하게 파악할 수 있다.

 

5. 첨언

   파트너 사에서 입금이 미확인 되었다는 메일을 받고 난 후, 다음날 파트너 사에 화상 미팅을 요청하였고 다행히 미팅 진행 전 파트너 사에서 입금을 확인하고 입금 확인 메일을 발송하였다. 그들의 말로는 추수감사절 기간 은행 업무 및 시스템 정지로 인해 입금 확인이 지연되었다고 하는데, 한국의 은행 업무 기준으로 생각해 보면 상식적으로 충분히 이해가 되지 않는 상황이긴 하다. 정상적으로 입금이 완료되었으나 누군가가 중간에서 고의로 입금이 진행되지 않았다고 커뮤니케이션한 것은 아닌지 의심은 들지만 의심을 구체적으로 확인할 수 있는 방법은 없다. 다만 이미 해킹으로 인한 커뮤니케이션으로 엉뚱한 외화 계좌에 회사의 피 같은 돈을 송금한 전력이 있어 정황이 의심되는 경우에는 두 번 세 번 사실을 확인하고 동일한 실수를 반복하지 않으려는 노력이 필요하다.